Dokumenten Management System


bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

bitfarm-Archiv Doku­men­ten­manage­ment ist eine intuitiv bedienbare, mehrfach ausgezeichnete Client-Server-Software zur revisionssicheren digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien jeglicher Art. Das DMS ist für den Einsatz in Unternehmen, Institution und der öffentlichen Verwaltung konzipiert und erfüllt gehobene Anforderungen ‚Out of the box‘.

Funktionen

Durch das Fehlen von Lizenzkosten stellt die Software eine wirtschaftliche Alternative dar, ohne dass auf Komfort und Funktionalität verzichtet werden muss. Im Gegenteil: Die Open-Source Basis garantiert die Umsetzbarkeit von speziellen Kundenanforderungen mit überschaubarem Aufwand. Anpassungen sind nur selten notwendig, denn bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement hat schon vieles an Bord:

  • Digitale Archivierung
    Grundfunktion von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist die digitale Archivierung und Erfassung von Dokumenten. Durch automatische Indizierungsfunktionen wird die Ablage und das spätere Wiederfinden im Vergleich zum Papierarchiv deutlich beschleunigt, sodass je nach Dokumentenvolumen viel Zeit und Kosten gespart werden können.
  • Dokumentenorganisation
    Logische Zusammenhänge von Dokumenten mit einem Knopf­druck einsehen zu können ist bei projekt- und auftragsbezogenem Arbeiten eine wesentliche Arbeits­erleichterung. Durch viele Orga­nisationsmöglichkeiten bleiben mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement kaum Wünsche offen.
  • Workflowmanagement
    Arbeitsabläufe und Verteilung von Dokumenten in elektronischer Form erhöhen den Durchsatz, reduzieren Transportwege plus Verteilerkopien und schaffen Transparenz. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet vielfältige Möglichkeiten und für fast alle Anforderungen eine Lösung.
  • Wissensmanagement/ECM
    Mit bitfarm-Archiv DMS machen Sie Unternehmenswissen für Ihre Mitarbeiter verfügbar! Office-Integration, Arbeiten mit Dateien, Versionierung, Mutter-Tochter-Relationen, Änderungs­über­wachung uvm. empfehlen bitfarm-Archiv DMS für anspruchsvolle ECM-Aufgaben oder als Ersatz bzw. Ergänzung klassischer Fileserver.

Die wichtigsten Funktionen und Eigenschaften von bitfarm-Archiv

  • Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben mit einem Dokumentenmanagementsystem für alle Formate
  • Enterprise-Content-Management mit Unterstützung gängiger QM-Workflows, 4- und 6-Augen-Prinzip
  • PLM, Output-Management, Records-Management, Vertragsmanagement, Wissensmanagement, Informationsmanagement
  • Workflowmanagement für alle Dokumentenarten
  • Automatische Archivierung von ERP-Dokumenten, PPS-Systemen und andere
  • E-Mail-Archivierung, PDF-Archivierung, Integration in MS-Office und Open-Office
  • Automatische Bildung von Vorgangs- oder Projektakten
  • Volltextindexierung mit weltweit führender OCR-Engine
  • Regelerstellung mit weitreichenden Automatisierungsmöglichen
  • Automatische Sortierung und Verschlagwortung von Dokumenten aller Art
  • Umfangreiche Möglichkeiten zur Steuerung der Zugriffsberechtigungen
  • Einfache Erfassung digitaler Dokumente und klassischer Papierdokumente
  • Schnelle und exakte Suche nach Dokumenten
  • Aktive Arbeit an Dokumenten mit Checkin/Checkout, Versionierung, History, Auswertungen
  • Schnell und intuitiv bedienbare Windows-Applikation mit geringem Schulungsaufwand
  • Flexibel konfigurierbar, auch für sehr spezielle Branchenanforderungen
  • Stabiles und sicheres Open-Source-DMS, seit über zehn Jahren im täglichen Unternehmenseinsatz

Grundlagen I: Dokumentenrecherche

Das Video gibt eine Einführung in die Welt des elektronischen Dokumentenmanagements mit dem Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement. (ca. 16 min)

  • Was ist elektronisches Dokumentenmanagement?

  • Überblick über bitfarm-Archiv DMS, Konzepte
  • Revisionssichere Archivierung
  • Der bitfarm-Archiv Viewer - Vorstellung der Benutzeroberfläche
  • Dokumententypen, Such- und Filtermethoden

 

Grundlagen II: Arbeiten mit Dokumenten

Das folgende Video zur Arbeit mit Dokumenten erklärt die Grundfunktionen des Viewers von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement (ca. 12 min).

  • Praktisches Arbeiten im Viewer
  • Funktionen der Voransicht
  • Notizen und Stempel
  • Arbeiten mit mehreren Dokumenten
  • Basisfunktionen, E-Mail Versand, Export, Hyperlinks
  • Bearbeiten von Metadaten, Navigieren und Arbeiten in der Dokumentenliste
  • Nachvollziehbarkeit, Dokumentenhistorie

 

Grundlagen III: Dokumentenimport

Das Video zeigt anschaulich wie einfach Dokumente ins Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement importiert werden können.(ca. 17 min)

  • Was kann alles in das DMS importiert werden?
  • Scannen von Papierdokumenten, Dateiimport, Drucken ins Archiv, E-Mail Archivierung
  • Office-Integration
  • Importwege
  • Verschlagwortung & Aktenbildung

 

Workflows

Das Video gibt einen Überblick über die Workflow-Funktionen des Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement in der Enterprise-Version.(ca. 23 min)

  • Was ist ein Workflow im DMS?
  • Aufgabenliste und Lesezeichen
  • Ad hoc Workflows und vordefinierte Workflows
  • Rollen: Bearbeiter, Controller, Vertretung, Gruppen
  • Workflowkontrolle und Prozesssicherheit
  • Beispiele aus dem Unternehmensalltag: Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement, etc.

 

Externer Zugriff und Standortanbindung

Das Video zeigt die Möglichkeiten und Szenarien zum externen Zugriff einzelner Mitarbeiter oder zur Anbindung von Filialen und Standorten mit dem Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement. (ca. 13 min)

  • Webviewer vs. Windows-Client
  • Datenvolumen und Bandbreite
  • VPN und lokale Clients für mobile Benutzer
  • Autarke Datenbanken, Synchronisation
  • Server- und Standortszenarien

Version 3.6 aus Anwendersicht

Eine kompakter Einblick in die wichtigsten neuen Funktionen, Bedienkonzepte, Tastaturshortcuts bietet dieses Video - Tipps und Tricks für Anwender, die von Version 3.5.x auf 3.6 umsteigen. (ca. 15 min)

  • Neue Bereiche: Importer, Wiedervorlage, Lesezeichen, Arbeitsplatz
  • Dokumente vorbereiten, Gruppieren, Seiten anordnen
  • Bearbeiten-Modus
  • Ausdocken, Austabben, Lesemodus
  • Universelle Suche
  • Drag & Drop
  • Tastaturbedienung

 

Ansprechpartner für Verkauf

Sergio Rizzi
Verkaufsleiter
Telefon +41 61 726 97 33
 
E-Mail sergio rizzi@kmubtn.ch

Ansprechspartner für Projekte

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Projektleiter
Telefon +41 61 726 97 45
 
E-Mail reto.dellenbach@kmubtn.ch